Gruende fuer papierloses Arbeiten

7 Gründe für ein papierloses Büro

Im Zeitalter der Digitalisierung verändert sich nicht nur die Art, wie wir kommunizieren, sondern auch, wie wir arbeiten. Prozesse werden vereinheitlicht, die Arbeitszeiten flexibler und der Austausch zwischen den Kollegen grenzenloser. Mit dieser Entwicklung steigen die Anforderungen an Unternehmen und ihre Dokumentation. Das papierlose Büro liegt seit einiger Zeit im Trend – und das zu Recht. Neun von zehn Unternehmen erkennen bereits das Potenzial von Programmen zur Dokument- und Papierverwaltung. Wir haben für Sie die wichtigsten Vorteile des papierlosen Büros zusammengestellt.

  1. Mobilität

Digital abgelegte Dokumente können von jedem Ort aus geladen werden. Sie können lokal gespeichert oder – wenn sie sich in einer Cloud befinden – von verschiedenen Geräten geöffnet werden. Das gibt Ihren Mitarbeitern Flexibilität und kommt vor allem viel Reisenden zugute.

  1. Zeitersparnis 

Nach der IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“ bereitet die Suche nach Informationen 42 Prozent der Befragten die größten Sorgen. Auch die gesetzeskonforme Archivierung (36 Prozent) und der Schutz von Dokumenten (35 Prozent) beeinträchtigen die Unternehmen. Ein aussagekräftiger Dokumententitel beim Sichern von Dokumenten beschleunigt die Suche – egal ob lokal oder in einer cloud-basierten Ablage. Während des Uploads von Informationen können Metadaten wie das Eingangsdatum, der Absender, der Dokumententyp usw. definiert werden, die das spätere Wiederfinden erleichtern. Ihre Mitarbeiter können die Zeit, die sie mit dem Suchen von Dokumenten verbringen, in andere Tätigkeiten investieren.

  1. Schneller Austausch

Digitale Informationen lassen sich schnell, leicht und mobil in einer E-Mail versenden. Je nach Datenmenge erhält der Empfänger die Informationen in wenigen Sekunden. Sollte es Datenbeschränkungen geben, können Sie einen Download-Link zum Dokument verschicken oder die Daten komprimieren. Es steht Ihnen eine Vielzahl an Alternativen zur Verfügung, die Sie in Ihrer Kommunikation mit Geschäftspartnern nutzen können.

  1. Nachhaltigkeit

In Deutschland werden jährlich etwa 20 Millionen Tonnen Papier verbraucht. Hinzu kommen der Wasserverbrauch und Abgase bei der Produktion des Papiers, die abgeholzte Fläche, die weniger CO2 abbaut und der Fakt, dass diese Bäume viele hundert Jahre alt waren und es Zeit braucht, bis sie wieder nachwachsen. Das Bewusstsein für Ressourcenknappheit und den persönlichen ökologischen Fußabdruck wächst seit Jahren. Vor allem Unter-35 Jährige suchen sich zunehmend verantwortungsbewusste Arbeitgeber. Das papierlose Büro hilft, die Ressourcen zu schonen und dient als gutes Vorbild in der Gesellschaft, für Mitarbeiter, Bewerber und Kunden.

  1. Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit

Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt, dass die Zukunft noch digitalisierter wird. Viele Unternehmen integrieren den technischen Fortschritt und nutzen die Innovationen, die dieser mit sich bringt. Eine papierlose Ablage ermöglicht z. B. das gleichzeitige Bearbeiten eines Dokuments durch mehrere Mitarbeiter. Sie sparen dabei unnötige Wartzeiten und können ihre Ressourcen bündeln. Die Unternehmen, die in den letzten Jahren das größte Wachstum erreicht haben, zeichnen sich vor allem mit ihrem starken Fokus auf die IT aus. Hier liegt ein großes Potenzial, das sich jedes Unternehmen zunutze machen sollte.

  1. Cloud Dienste

Ein weiterer Trend in den letzten Jahren ist „Software as a Service“ (SaaS), also die Nutzung von cloudbasierten Lösungen. Termine, Dokumente, Meetings oder Schulungen finden heutzutage online, weltweit und papierlos statt. Die Software befindet sich hierbei nicht auf einem lokalen Rechner, sondern in der Cloud. Dies bietet die Möglichkeit Veränderungen nachzuverfolgen, Vorgängerversionen zu laden, Sicherheitskopien für alle zugänglich zu speichern oder einzuschränken, wer den Zugriff erhält. Oftmals können Sie die Funktionen der Cloud Ihren Wünschen anpassen.

  1. Platzeinsparung

Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben sind Unternehmen verpflichtet Informationen wie Personalakten, Handelsbriefe, Jahresabschlüsse uvm. über mehrere Jahre aufzubewahren. Dadurch ergibt sich ein jährlich wachsendes Archiv in den Unternehmen, für das mehr kostenintensive Lagerfläche gefunden werden muss. Doch das Finanzamt akzeptiert viele Belege in digitaler Form, weshalb die Originalbelege nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Stattdessen reichen digitale Kopien der Dokumente.

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Im Zeitalter der Digitalisierung verändert sich nicht nur die Art, wie wir kommunizieren, sondern auch, wie wir arbeiten. Prozesse werden vereinheitlicht, die Arbeitszeiten flexibler und der Austausch zwischen den Kollegen grenzenloser. Mit dieser Entwicklung steigen die Anforderungen an Unternehmen und ihre Dokumentation. Das papierlose Büro liegt seit einiger Zeit im Trend – und das zu Recht. Neun von zehn Unternehmen erkennen bereits das Potenzial von Programmen zur Dokument- und Papierverwaltung. Wir haben für Sie die wichtigsten Vorteile des papierlosen Büros zusammengestellt.

  1. Mobilität

Digital abgelegte Dokumente können von jedem Ort aus geladen werden. Sie können lokal gespeichert oder – wenn sie sich in einer Cloud befinden – von verschiedenen Geräten geöffnet werden. Das gibt Ihren Mitarbeitern Flexibilität und kommt vor allem viel Reisenden zugute.

  1. Zeitersparnis 

Nach der IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“ bereitet die Suche nach Informationen 42 Prozent der Befragten die größten Sorgen. Auch die gesetzeskonforme Archivierung (36 Prozent) und der Schutz von Dokumenten (35 Prozent) beeinträchtigen die Unternehmen. Ein aussagekräftiger Dokumententitel beim Sichern von Dokumenten beschleunigt die Suche – egal ob lokal oder in einer cloud-basierten Ablage. Während des Uploads von Informationen können Metadaten wie das Eingangsdatum, der Absender, der Dokumententyp usw. definiert werden, die das spätere Wiederfinden erleichtern. Ihre Mitarbeiter können die Zeit, die sie mit dem Suchen von Dokumenten verbringen, in andere Tätigkeiten investieren.

  1. Schneller Austausch

Digitale Informationen lassen sich schnell, leicht und mobil in einer E-Mail versenden. Je nach Datenmenge erhält der Empfänger die Informationen in wenigen Sekunden. Sollte es Datenbeschränkungen geben, können Sie einen Download-Link zum Dokument verschicken oder die Daten komprimieren. Es steht Ihnen eine Vielzahl an Alternativen zur Verfügung, die Sie in Ihrer Kommunikation mit Geschäftspartnern nutzen können.

  1. Nachhaltigkeit

In Deutschland werden jährlich etwa 20 Millionen Tonnen Papier verbraucht. Hinzu kommen der Wasserverbrauch und Abgase bei der Produktion des Papiers, die abgeholzte Fläche, die weniger CO2 abbaut und der Fakt, dass diese Bäume viele hundert Jahre alt waren und es Zeit braucht, bis sie wieder nachwachsen. Das Bewusstsein für Ressourcenknappheit und den persönlichen ökologischen Fußabdruck wächst seit Jahren. Vor allem Unter-35 Jährige suchen sich zunehmend verantwortungsbewusste Arbeitgeber. Das papierlose Büro hilft, die Ressourcen zu schonen und dient als gutes Vorbild in der Gesellschaft, für Mitarbeiter, Bewerber und Kunden.

  1. Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit

Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt, dass die Zukunft noch digitalisierter wird. Viele Unternehmen integrieren den technischen Fortschritt und nutzen die Innovationen, die dieser mit sich bringt. Eine papierlose Ablage ermöglicht z. B. das gleichzeitige Bearbeiten eines Dokuments durch mehrere Mitarbeiter. Sie sparen dabei unnötige Wartzeiten und können ihre Ressourcen bündeln. Die Unternehmen, die in den letzten Jahren das größte Wachstum erreicht haben, zeichnen sich vor allem mit ihrem starken Fokus auf die IT aus. Hier liegt ein großes Potenzial, das sich jedes Unternehmen zunutze machen sollte.

  1. Cloud Dienste

Ein weiterer Trend in den letzten Jahren ist „Software as a Service“ (SaaS), also die Nutzung von cloudbasierten Lösungen. Termine, Dokumente, Meetings oder Schulungen finden heutzutage online, weltweit und papierlos statt. Die Software befindet sich hierbei nicht auf einem lokalen Rechner, sondern in der Cloud. Dies bietet die Möglichkeit Veränderungen nachzuverfolgen, Vorgängerversionen zu laden, Sicherheitskopien für alle zugänglich zu speichern oder einzuschränken, wer den Zugriff erhält. Oftmals können Sie die Funktionen der Cloud Ihren Wünschen anpassen.

  1. Platzeinsparung

Aufgrund der gesetzlichen Vorgaben sind Unternehmen verpflichtet Informationen wie Personalakten, Handelsbriefe, Jahresabschlüsse uvm. über mehrere Jahre aufzubewahren. Dadurch ergibt sich ein jährlich wachsendes Archiv in den Unternehmen, für das mehr kostenintensive Lagerfläche gefunden werden muss. Doch das Finanzamt akzeptiert viele Belege in digitaler Form, weshalb die Originalbelege nicht mehr aufbewahrt werden müssen. Stattdessen reichen digitale Kopien der Dokumente.

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